Políticas y Normas Para El Uso De Correo Electrónico Institucional del Gobierno del Estado de Tamaulipas

Introducción.

Este documento forma parte del compendio de las políticas generales de seguridad de la Información definidas por el Gobierno del Estado de Tamaulipas y por lo tanto es el núcleo principal del modelo de seguridad para la protección de la información perteneciente al  Gobierno del Estado.

 

Justificación.

Las políticas se establecen para sensibilizar a los usuarios de los riesgos asociados con el uso de los recursos tecnológicos (equipos) y servicios de red que estén a disposición de los funcionarios del Gobierno del Estado de Tamaulipas. Debido a que las acciones contrarias a las políticas señaladas pueden traer consecuencias de tipo legal, administrativas, económicas, daños físicos, tanto al Gobierno del Estado de Tamaulipas como al usuario o al equipo.

Todos los usuarios están obligados de acatar los lineamientos plasmados en la presente política, con el fin de realizar sus operaciones diarias minimizando el riesgo de llevar a cabo el uso inadecuado o prácticas impropias en dichos recursos. En la actualidad en los sectores públicos, privados y académicos, basan  gran parte de su desarrollo y el quehacer de sus labores en sistemas informáticos. Esto hace necesario que cada vez se preste mayor atención a la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la información. Garantizando la continua prestación de sus servicios, así como la certeza de tener su información segura y sus sistemas protegidos. Por lo anterior, el Gobierno del Estado de Tamaulipas establece un modelo de correo seguro que unificará, optimizará y reforzará el uso de los servicios para reducir costos de operación, dando paso al desarrollo de la modernización de los sistemas de gestión que simplifican y unifican los procesos con un enfoque integral indispensable para el adecuado desarrollo del Gobierno Digital.

Con base en lo anterior, se hace necesario contar con estrategias y medidas de seguridad de la información, para garantizar el funcionamiento adecuado de todos los sistemas y para que en un momento dado, se puedan aplicar las medidas correctivas necesarias en caso de un eventual ataque o desastre que impliquen la pérdida de la información y los sistemas informáticos.

 

Objetivo.

El objetivo de las políticas y las normas para el uso del correo institucional es establecer las responsabilidades, lineamientos, normas y las buenas prácticas  que deberán cumplir todos los usuarios que conforman la plantilla del correo electrónico institucional, con el fin de garantizar el correcto uso del mismo y asegurar un mejor aprovechamiento del correo como una herramienta de trabajo que provee el Gobierno del Estado para beneficio de todos los funcionarios.

 

Normas para el uso del Correo Electrónico Institucional.

El correo electrónico institucional es un medio formal y oficial de comunicación del Gobierno del Estado de Tamaulipas y una herramienta de trabajo que se ha dispuesto por el propio Gobierno del Estado con el fin de facilitar las labores propias del cargo que desempeñe cada uno de sus funcionarios, teniendo en cuenta que es primordial establecer lineamientos que contengan las obligaciones y prohibiciones de acuerdo con las funciones que deban llevar a cabo los funcionarios del Gobierno.

 

  • El Gobierno del Estado de Tamaulipas, es el propietario exclusivo de todas las cuentas de correo electrónico, así como de la información enviada, recibida, almacenada o creada bajo su dominio.
  • El Gobierno del Estado en cualquier momento podrá implementar las medidas necesarias en la plataforma de correo institucional, en aras de incrementar los niveles de seguridad y/o de brindar un mejor servicio.
  • El cumplimiento de las políticas plasmadas en el presente documento en ningún momento reemplazan las políticas de seguridad (privacidad y uso del correo establecidas por Gmail), el desarrollo de la presente política está pensada en fomentar responsabilidades, respeto, integridad y la seguridad de la información.

Para consultar las políticas de Gmail – Google puede consultar los siguientes links.

Condiciones de uso del correo corporativo Google Apps https://www.google.com/gmail/about/policy/

  • El Gobierno del Estado de Tamaulipas se reserva el derecho de deshabilitar, modificar o eliminar las cuentas de correo institucional, en las cuales se evidencie un uso inadecuado o que incurran en el incumplimiento de las políticas plasmadas en el presente documento.
  • Una vez que inicie la relación laboral entre Usuario y Gobierno del Estado de Tamaulipas, para asignar una Cuenta de Correo Electrónico Institucional, se deberá tomar en cuenta el cargo y/o sus labores, las cuales le serán asignadas por la dependencia o entidad.
  • Se podrá solicitar la Alta de la Cuenta de Correo Institucional. Para ello, el titular de la dependencia deberá realizar la solicitud mediante oficio, solicitando la Cuenta de Correo Institucional al administrador del dominio de correo, quien hará efectiva la solicitud tras la justificación y comprobación de su veracidad, que dicho cargo y/o puesto requiere de una Cuenta de Correo Institucional para desempeñar y/o ejecutar su trabajo.
  • Al Usuario de Gobierno, se le obliga por disposición del Gobierno del Estado de Tamaulipas, el uso de la Cuenta de Correo Institucional, como único medio oficial exclusivamente laboral para transferir documentación e información Institucional.
  • A todo aquel Usuario de Gobierno que se le haya proporcionado una Cuenta de Correo Institucional para desempeñar sus labores, y que este no sea aprovechado (aparezca en los reportes “sin uso”) el Gobierno del Estado de Tamaulipas, a través de la Subsecretaría de Innovación y Tecnología de la Información (emitiendo reportes de acceso) con la colaboración de la Dirección General de Recursos Humanos, dicha dirección sancionará con un Acta Administrativa al Usuario por caso omiso a instrucciones Gubernamentales.

 

Responsabilidades de los Usuarios del Correo Electrónico Institucional.

  • Los usuarios que tienen asignada una cuenta de correo electrónico, deberán establecer una contraseña al recibir ésta, para poder utilizarla. Una vez registrada esta contraseña en el sistema de correo, será responsabilidad del usuario debiéndose mantener en secreto para que su cuenta de correo no pueda ser utilizada por otra persona
  • Los usuarios son responsables de todas las actividades que se realicen desde su cuenta de correo electrónico institucional.
  • Las cuentas de correo institucional son de uso personal e intransferible, por lo tanto es responsabilidad del usuario salvaguardar la contraseña, cambiarla periódicamente, y no prestarse bajo ninguna circunstancia.
  • Las cuentas de correo institucional son creadas para el uso exclusivo de las funciones propias del usuario, por lo tanto el usuario debe hacer uso de este servicio implementando criterios de racionalidad, respeto, responsabilidad, integridad y seguridad de la información.
  • Es responsabilidad del usuario realizar copias de seguridad o solicitar las copias de seguridad del archivo que almacena la información contenida en el correo y de la libreta de direcciones.
  • Antes de enviar un correo electrónico, el usuario debe utilizar el corrector ortográfico de la herramienta que utilice para gestor del correo.
  • Al momento de enviar información SECRETA, CONFIDENCIAL, RESTRINGIDA; se debe etiquetar como tal en el asunto del mensaje de correo electrónico que se envíe. Ej. <<RESTRINGIDA>> <<CONFIDENCIAL>> <<SECRETA>>
  • El envío de correos electrónicos implica el consumo de recursos tecnológicos y demanda tiempo a la persona receptora, por tal razón se debe evitar el envío de correos innecesarios y que no guarden relación con el desempeño de las funciones asignadas.
  • Antes de responder o reenviar un correo, el usuario debe validar si se requiere incluir todos los destinatarios, el historial y la información que posee el mismo.
  • Todo correo de procedencia desconocida, correo basura, SPAM, correo no deseado, etc. Que sea recibido en los buzones de correo electrónico del Gobierno del Estado, podrán ser analizados y revisados por el usuario y si esté es considerado basura, SPAM debe ser ignorado y eliminado inmediatamente; una vez eliminado el usuario deberá reportarlo al administrador de correo, con el fin de evitar posibles infecciones por código malicioso o virus.
  • El usuario del correo electrónico se compromete a reportar oportunamente al administrador del correo cualquier fallo de seguridad de su cuenta institucional, incluyendo el uso no autorizado, pérdida de contraseñas, etc.
  • El correo electrónico institucional es una herramienta de trabajo, de uso exclusivamente laboral, por tanto la información contenida en estos es propiedad del Gobierno del Estado. En esa medida el Gobierno del Estado no se hace responsable de la información de carácter personal que los usuarios almacenen en los buzones de correo electrónico.
  • En caso de que se requiera el funcionamiento de una sola cuenta de correo para dos o más usuarios, el usuario principal y dueño de la cuenta de correo debe otorgar dicha autorización por escrito o por correo electrónico indicando que usuarios tendrán acceso a la cuenta de correo, y en todo caso dicha autorización no exime de toda responsabilidad al usuario dueño de la cuenta del correo institucional del uso de la cuenta y de los lineamientos planteados en el presente documento.
  • El Gobierno del Estado recomienda hacer caso omiso a los links que vengan agregados en el cuerpo del correo de cuentas externas, por lo tanto se aconseja digitar directamente la página que deseen consultar en el navegador del equipo.

 

Envíos de Correo Masivos, Comunicados Electrónicos.

El Departamento de Sistemas de la Subsecretaría de Innovación y Tecnologías de la Información de la Secretaría de Administración es la autorizada para el envío de correos masivos, comunicados, etc., y en caso que alguna área, departamento o persona requiera enviar algún correo masivo al personal del Gobierno del Estado, deberá solicitarlo a la Dirección de Informática, quienes evaluarán la pertinencia o no de  dicha solicitud y de ser así, autorizará los permisos correspondientes a la cuenta para realizar dicho envío masivo, tomando en cuenta que de acuerdo a las políticas de google no deberán exceder de 1900 correos por períodos de 24 horas.

Por el contrario si se excediera dicho número de correos podrán proceder a bloquear dicha cuenta.

 

Firma del Correo.

Todos los usuarios del correo institucional deberán unificar la firma del correo electrónico con por lo menos los siguientes datos:

Nombre del Empleado

Puesto
Dependencia
Teléfonos
Dirección ofi. | Ciudad | País

 

Restricciones del Uso del Correo Electrónico Institucional.

  • Se prohíbe el envío de correos con mensajes que contravengan las normas legales, la moral, el orden público, la intimidad o el buen nombre de las personas, que contengan contenido irrespetuoso, difamatorio, racista, religioso, irrespetuoso, discriminación, de acoso o intimidador, así como imágenes o videos con contenidos legales, ofensivo, extorsivo, indecente o con material sexual.
  • Al ser el correo electrónico institucional la herramienta dispuesta por el Gobierno del Estado de Tamaulipas, como medio de comunicación oficial, se prohíbe el uso de correos personales con el fin de establecer o transferir información institucional.
  • Copiar o reenviar correos electrónicos que se encuentren clasificados RESTRINGIDA, CONFIDENCIAL o SECRETA en el asunto del mensaje, sin tener la autorización del remitente original para hacerlo.
  • Usar el correo institucional para el envío de propaganda, ofertas, negocios personales, avisos publicitarios o cualquier información ajena a las labores propias del cargo.
  • La propagación de correos de procedencia desconocida, SPAM, correo basura o no deseada, hacia cuentas institucionales.
  • Usar el correo electrónico como herramienta de mensajería instantánea.
  • Compartir contactos o listas de distribución del Gobierno del Estado de Tamaulipas con personal externo, con el objetivo de propiciar el envío de propagandas, ofertas, negocios personales, avisos publicitarios, o información de otro tipo, ajena a las labores propias del cargo.

 

Tamaño de los Buzones de Correo Electrónico Institucional.

Una vez alcanzado el 100 % de la cuota asignada, todos los mensajes son rechazados por el sistema, siendo necesario que el usuario vacíe el buzón para restablecer la recepción normal de mensajes.

  • La capacidad de almacenamiento del buzón de correo, es de acuerdo al tipo de licencia Gsuite que se haya asignado, licencia G Suite Business tiene cuota Ilimitado, licencia G Suite Basic tiene cuota de 30 GB.

 

Suspensión,  Cancelación o Eliminación del Correo Electrónico Institucional.

La cuenta de correo electrónico institucional, será suspendida o cancelada, con base en los siguientes criterios:

  • Una vez que se realice la creación de una nueva cuenta de correo, y sea notificado el propietario de la misma, tendrá 30 días para acceder a ella, al no presentar acceso en el plazo mencionado, se procederá a desactivar la cuenta automáticamente.
  • Si el CORREO ELECTRÓNICO se encuentra inactivo 90 (noventa) días naturales, en este supuesto, se eliminará la cuenta de CORREO ELECTRÓNICO perdiendo el usuario, la contraseña y toda la información contenida en el mismo, lo anterior, sin posibilidad de reactivarse o recuperar la información contenida en el buzón de CORREO ELECTRÓNICO.
  • El uso inapropiado de las cuentas de correo, así como la violación a las políticas de uso descritas, tendrá como consecuencia la desactivación temporal o permanente de las mismas.
  • Una vez que termine la relación laboral entre usuario y Gobierno del Estado de Tamaulipas, se procederá a eliminar la cuenta de correo electrónico.
  • Se podrá solicitar el cierre o cancelación de la cuenta de correo. Para ello, su titular deberá realizar la solicitud al administrador del dominio de correo, quien hará efectiva la solicitud tras la comprobación de su veracidad y la remisión de un correo de confirmación al solicitante dos días antes de la cancelación de la cuenta.
  • Se eliminara la cuenta de correo electrónico institucional cuando el servidor público al que pertenezca dicha cuenta cambie de adscripción y sea removido de área, en dicho caso se procederá a eliminar esa cuenta anterior y deberán solicitar por oficio la creación de una nueva cuenta con la información referente a la nueva dependencia.
  • Así mismo se eliminará la cuenta de correo cuando el servidor público sea dado de baja y deje de laborar para el Gobierno del Estado.

 

Sanción por uso Inadecuado de Correo Electrónico Institucional.

El uso no adecuado o incumplimiento de las medidas definidas en la presente política de Uso Adecuado del Correo Institucional da lugar a la aplicación de las medidas administrativas, disciplinarias o legales a que haya lugar.

 

Homologación de Correo Electrónico Institucional.

El correo electrónico institucional se compondrá de la información del sistema referente  al servidor público que hará uso del correo.

Para dar de alta el correo electrónico institucional se deberá comunicar con el enlace de la Secretaría de Administración, Subsecretaría de Innovación y Tecnologías de la Información, Dirección General de Movilidad, Sistemas e Informática, especificando mediante oficio la Secretaría al que el servidor público pertenezca, solicitando la creación de la cuenta de correo electrónico institucional y proporcionando el número de empleado, para de esta manera acceder a sus datos personales y crear el correo en la Dirección General de Movilidad, Sistemas e Informática, Dirección de Informática, en el Departamento  de Sistemas.

El correo institucional se adecuara acorde con el estándar previamente establecido por la Dirección General de Movilidad, Sistemas e Informática de la Subsecretaría de Innovación y Tecnologías de la Información, el cual se dará de alta en primer lugar con el nombre del servidor público en caso de que cuente con dos o más por regla se compondrá de acuerdo al primer nombre separando con punto y enseguida su primer apellido esto debido al estándar previamente establecido, no se harán modificaciones o cambios en cuanto al orden del correo ni se cambiará el orden del nombre ni del apellido; únicamente se harán correcciones por errores ortográficos que se hayan presentado por parte del personal de la Dirección al momento de generar dicho correo.

Ejemplo: nombre.apellido@tam.gob.mx

Las políticas establecidas con anterioridad serán irreversibles e irrevocables, las cuales deberán ser acatadas obligatoriamente para todos los empleados, funcionarios, comisionados y servidores públicos de la Administración Pública del Gobierno del Estado de Tamaulipas.

Todo servidor público tendrá las obligaciones de salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficacia que deben ser observadas en el desempeño de su empleo, cargo o comisión, y cuyo incumplimiento dará lugar al procedimiento y a las sanciones que correspondan, según la naturaleza de la infracción en que se incurra, y sin perjuicio de sus derechos laborales.

El servidor público que incumpla con lo estipulado en las políticas y las normas de uso del correo institucional estableciéndose en los supuestos de los artículos 142,144,147 fracción I y 148 fracción VII y VIII del Reglamento Interior de la Secretaría de Administración, podrán ser sancionados de conformidad a lo establecido por la Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado de Tamaulipas y demás que impongan las leyes y reglamentos.

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